Faut-il automatiser tous les processus ?

29 novembre 2019

A l’heure de la transformation digitale, nous entendons de plus en plus souvent parler d’automatisation des processus. Que trouve-t-on derriùre ces termes ? Faut-il vraiment tendre à tout automatiser ?

C’est quoi automatiser un processus ?

Beaucoup de tĂąches manuelles peuvent ĂȘtre digitalisĂ©es, transformĂ©es en lignes de code pour laisser un logiciel effectuer la tĂąche Ă  notre place.

L’automatisation permet aussi d’effectuer des tĂąches qui n’étaient pas faites auparavant. Quel intĂ©rĂȘt me direz-vous ? Si elle n’était pas faite avant, c’est que nous n’en avions pas besoin ?

La premiĂšre application que je vois est le monitoring. VĂ©rifier manuellement que tout fonctionne est une tĂąche trĂšs chronophage. Imaginez-vous, tous les jours, vĂ©rifier chaque heure que telle ou telle chose fonctionne bien. Vous voyez l’intĂ©rĂȘt de dĂ©ployer un logiciel pour automatiser cela ?

Vous ne le faisiez pas avant, mais maintenant vous allez pouvoir sĂ©curiser l’existant en automatisant sa vĂ©rification.

Automatiser un processus, c’est donc laisser faire une tñche ou liste de tñches quelle(s) qu’elle(s) soi(en)t par une machine ou un logiciel.

Faut-il tout automatiser ?

Une fois que l’automatisation est en route, il est tentant de l’appliquer Ă  tout. Comme tout choix dans une entreprise, il faut se poser la question suivante : quelle valeur ajoutĂ©e cela va-t-il apporter ?

Automatiser pour le plaisir d’automatiser n’a d’autre intĂ©rĂȘt que de se faire plaisir. Ce sera une perte de temps et d’argent s’il n’y a aucun but prĂ©cis derriĂšre le dĂ©ploiement d’une nouvelle solution.

Faut-il tout automatiser ? Pour moi c’est assurĂ©ment non. Faut-il automatiser au maximum ? Certainement. Toujours Ă  condition que cela apporte Ă  rĂ©el gain Ă  l’entreprise.

Les gains Ă  en attendre

Plusieurs gains peuvent dĂ©cider de la mise en place d’un outil pour automatiser une tĂąche ou un processus.

  • Le premier est celui qui vient instantanĂ©ment : le temps.
    Ne plus faire une tĂąche manuellement va dĂ©gager du temps qui pourra ĂȘtre utilisĂ© Ă  des opĂ©rations plus productives.
  • Le second est une simplification. Simplification des process dans l’entreprise pour faciliter le quotidien de vos collaborateurs.
  • Le terme a Ă©tĂ© Ă©voquĂ© avec le gain de temps, qui alliĂ© Ă  la simplification des processus va amener un troisiĂšme gain, celui de productivité et d’efficacité des Ă©quipes. LibĂ©rĂ©s de corvĂ©es parasites, elles pourront rester focus sur leur mĂ©tier.
  • Un quatriĂšme gain pourra ĂȘtre un besoin, celui de garder un historique, d’avoir un suivi. Je parlais un peu plus tĂŽt de monitoring, celui-ci fait appel Ă  un tel besoin.
  • Lorsqu’on digitalise arrive avec un besoin de sĂ©curitĂ©. Il est extrĂȘmement important de pouvoir rĂ©cupĂ©rer ses donnĂ©es en cas de problĂšme.

Pour ce dernier j’ai utilisĂ© le terme « besoin » Ă  la place de « gain ». C’est parce que de ce besoin dĂ©coule un gain.

Cas qui malheureusement arrive, imaginez un incendie dans vos bureaux. Si vous avez tout au format papier, vous avez des pertes irrécupérables.

Maintenant vous avez tout digitalisĂ© et prĂ©vu l’archivage et la sauvegarde sĂ©curisĂ©e de vos donnĂ©es. Dans le mĂȘme cas si vous avez des dĂ©gĂąts matĂ©riels, au moins vous sauvez toutes les donnĂ©es de l’entreprise et pouvez reprendre votre activitĂ© lĂ  oĂč vous l’avez laissĂ©e. Du moins vous repartez de la derniĂšre sauvegarde de vos donnĂ©es.

Quelques exemples

Certaines automatisations de processus sont communes, d’autres peuvent ĂȘtre structurantes pour votre entreprise.

Dans les plus communs, citons :

  • Gestion des notes de frais et workflow associĂ©
  • Gestion des congĂ©s
  • Dans la tĂ©lĂ©phonie, placer un filtre pour dispatcher des appels (« pour l’administratif tapez 1 »)
  • La sauvegarde automatique des serveurs

Un projet structurant va souvent de paire avec des applications métiers et des workflows dédiés, par exemple :

  • DĂ©matĂ©rialisation des factures fournisseurs
  • Gestion des achats et commandes de rĂ©assorts automatiques
  • Suivi de la satisfaction clients
  • Gestion des processus qualitĂ©