Comment nous avons organisé le télétravail

Début juillet des travaux ont eu lieu sur le centre de service Goweb. L’agrandissement de la salle de réunion et la création de deux nouvelles pièces, entre autres modifications, ont entrainé de gros travaux plutôt bruyants.

Afin de pouvoir continuer à effectuer nos tâches dans de bonnes conditions, toute l’équipe du centre de services s’est retrouvée à devoir travailler temporairement en télétravail.

Certains collègues le pratiquent déjà, cette pratique n’est donc pas nouvelle dans la société.

Toutefois entre quelques collaborateurs et toute l’équipe, cela fait une grosse différence d’organisation.

Une organisation à définir

La première chose à faire pour réussir ce changement est de définir une organisation.

A commencer par des horaires auxquels chacun doit se tenir. Nous sommes aux 35h, nous avons donc appliqué les horaires habituels de l’agence. Chacun doit être devant son poste de travail durant l’amplitude horaire.

Ensuite il est plus simple de suivre le travail de quelqu’un, de voir ses difficultés et de l’aider, lorsqu’on passe à côté de lui qu’en étant à quelques kilomètres de distance. Idem pour être au courant des dossiers en cours, de ce qui va arriver, des bonnes pratiques à mettre en place, des difficultés rencontrées et comment les surmonter, etc.

Pour cela, en plus de pouvoir contacter un(e) collègue, nous avons décidé d’organiser un call rassemblant tout le monde à 17h30.

Ce call est comme un daily stand-up en méthode agile. Chacun partage sa journée, ce qu’il a fait, ses difficultés et réussites du jour. Le tout devant tenir en une demi-heure.

Des outils pour nous aider

Pour nous aider nous avons des outils qui étaient déjà déployé, encore plus utilisés qu’à l’habitude.

Deux outils principaux auxquels nous avons tous accès :

• Notre intranet pour la gestion des temps, la planification, le suivi des projets, la documentation
• Teams pour les échanges téléphoniques, chat, conf call

Teams permet aussi de valider que les personnes sont bien présentes via une pastille de couleur indiquant le statut de la personne. Comme dit l’adage, la confiance n’empêche pas le contrôle.

Chacun a ensuite accès depuis son poste aux logiciels et services dont il a besoin : la suite Adobe, Visual Studio, Balsamiq, TFS…

Enfin pour sécuriser le tout, un VPN a été mis en place.

Résultats

Il existait certaines craintes avant de généraliser le télétravail au centre de services. Finalement tout s’est bien déroulé, chacun ayant respecté les règles mises en place.

Sur le plan personnel, cela permet de gagner du temps chaque jour matin et soir en évitant les transports, c’est assez appréciable.

Travailler avec l’équipe à proximité peut se révéler plus efficace. Echanger physiquement est plus riche que par téléphone ou écran interposé, sur place la communication est donc parfois plus simple.

En étant à l’écart de ses collègues, cela permet de se créer son cadre de travail idéal, propice à la concentration sans déranger qui que ce soit. Nous pouvons être plus productif en nous coupant de tout élément parasite.

En ce qui me concerne le fait de ne pas voir mes collègues génère comme un manque social. Travailler en remote pourrait être une solution envisageable (j’ai d’ailleurs travaillé totalement en télétravail un temps dans le passé), mais à temps partiel.