Faut-il automatiser tous les processus ?

A l’heure de la transformation digitale, nous entendons de plus en plus souvent parler d’automatisation des processus. Que trouve-t-on derrière ces termes ? Faut-il vraiment tendre à tout automatiser ?

C’est quoi automatiser un processus ?

Beaucoup de tâches manuelles peuvent être digitalisées, transformées en lignes de code pour laisser un logiciel effectuer la tâche à notre place.

L’automatisation permet aussi d’effectuer des tâches qui n’étaient pas faites auparavant. Quel intérêt me direz-vous ? Si elle n’était pas faite avant, c’est que nous n’en avions pas besoin ?

La première application que je vois est le monitoring. Vérifier manuellement que tout fonctionne est une tâche très chronophage. Imaginez-vous, tous les jours, vérifier chaque heure que telle ou telle chose fonctionne bien. Vous voyez l’intérêt de déployer un logiciel pour automatiser cela ?

Vous ne le faisiez pas avant, mais maintenant vous allez pouvoir sécuriser l’existant en automatisant sa vérification.

Automatiser un processus, c’est donc laisser faire une tâche ou liste de tâches quelle(s) qu’elle(s) soi(en)t par une machine ou un logiciel.

Faut-il tout automatiser ?

Une fois que l’automatisation est en route, il est tentant de l’appliquer à tout. Comme tout choix dans une entreprise, il faut se poser la question suivante : quelle valeur ajoutée cela va-t-il apporter ?

Automatiser pour le plaisir d’automatiser n’a d’autre intérêt que de se faire plaisir. Ce sera une perte de temps et d’argent s’il n’y a aucun but précis derrière le déploiement d’une nouvelle solution.

Faut-il tout automatiser ? Pour moi c’est assurément non. Faut-il automatiser au maximum ? Certainement. Toujours à condition que cela apporte à réel gain à l’entreprise.

Les gains à en attendre

Plusieurs gains peuvent décider de la mise en place d’un outil pour automatiser une tâche ou un processus.

• Le premier est celui qui vient instantanément : le temps.
  Ne plus faire une tâche manuellement va dégager du temps qui pourra être utilisé à des opérations plus productives.
• Le second est une simplification. Simplification des process dans l’entreprise pour faciliter le quotidien de vos collaborateurs.
• Le terme a été évoqué avec le gain de temps, qui allié à la simplification des processus va amener un troisième gain, celui de productivité et d’efficacité des équipes. Libérés de corvées parasites, elles pourront rester focus sur leur métier.
• Un quatrième gain pourra être un besoin, celui de garder un historique, d’avoir un suivi. Je parlais un peu plus tôt de monitoring, celui-ci fait appel à un tel besoin.
• Lorsqu’on digitalise arrive avec un besoin de sécurité. Il est extrêmement important de pouvoir récupérer ses données en cas de problème.

Pour ce dernier j’ai utilisé le terme « besoin » à la place de « gain ». C’est parce que de ce besoin découle un gain.

Cas qui malheureusement arrive, imaginez un incendie dans vos bureaux. Si vous avez tout au format papier, vous avez des pertes irrécupérables.

Maintenant vous avez tout digitalisé et prévu l’archivage et la sauvegarde sécurisée de vos données. Dans le même cas si vous avez des dégâts matériels, au moins vous sauvez toutes les données de l’entreprise et pouvez reprendre votre activité là où vous l’avez laissée. Du moins vous repartez de la dernière sauvegarde de vos données.

Quelques exemples

Certaines automatisations de processus sont communes, d’autres peuvent être structurantes pour votre entreprise.

Dans les plus communs, citons :

• Gestion des notes de frais et workflow associé
• Gestion des congés
• Dans la téléphonie, placer un filtre pour dispatcher des appels (« pour l’administratif tapez 1 »)
• La sauvegarde automatique des serveurs

Un projet structurant va souvent de paire avec des applications métiers et des workflows dédiés, par exemple :

• Dématérialisation des factures fournisseurs
• Gestion des achats et commandes de réassorts automatiques
• Suivi de la satisfaction clients
• Gestion des processus qualité