Comment être en succès sur l’onboarding ?

Donner le sens du projet

Après avoir pris connaissance de la stratégie de l’entreprise, du contexte dans lequel s’inscrit le projet, des parties prenantes et des sponsors, vous êtes le référent projet. En effet vous avez une vision globale du projet mais aussi une vision plus détaillée vous permettant d’identifier rapidement les impacts s’il y a des changements dans l’écosystème dans lequel il s’inscrit et sur quelle partie prenante vous pouvez vous appuyer.

Vous avez donc toutes les clés en main pour pouvoir embarquer votre équipe mais aussi les équipes avec lesquelles vous êtes en dépendance. Vous êtes le porte-parole de votre produit et c’est à vous de donner le sens de celui-ci en embarquant votre équipe directe mais aussi les équipes avec lesquelles vous êtes en dépendances.

Être en alerte continue

Il est indispensable d’être en écoute permanente du fonctionnement de votre projet  et des projets avec lesquels vous êtes en dépendance (au niveau humain mais aussi digital). En effet, en étant à l’écoute sur les changements de mission, les évolutions prévues sur les autres projets (via les roadmaps et les échanges avec les autres équipes),… vous allez pouvoir identifier les leviers permettant de répondre à ces éventuels changement et donc d’avoir le coup d’avance qui fera que l’impact sera minime sur l’organisation de votre projet.

De plus, il faut que vous soyez aussi à l’écoute de l’évolution de la stratégie de l’entreprise pour pouvoir réadapter si besoin vos KPIs, reprioriser des actions qui sont le plus en adéquation avec ce changement, … Votre projet répondra donc toujours à la stratégie de l’entreprise.

Communiquer

Que ce soit au début de votre arrivée ou tout au long du projet, il est important de communiquer régulièrement pour donner de la visibilité sur votre projet mais aussi que les équipes sachent que vous êtes la personne référente du projet. En faisant cela, vous donnez  de la visibilité sur l’avancement de votre projet et  permet à d’autres projets de réagir en vous demandant d’autres informations ou en vous en communiquant sur le leur. En effet, cette communication permet de mettre en avant les dépendances avec les autres projets, les points de vigilances qui sont suivis, les actions en cours,…

Mais il est aussi important de communiquer de manière synchrone via des tchats permettant aux différentes parties prenantes d’un sujet d’échanger et de pouvoir prendre des décisions rapidement sans avoir à créer des meetings. Si jamais la communication par tchats nécessite de prendre plus de temps, il est impératif d’identifier les acteurs du sujet et de créer le meeting avec ces personnes et de mettre un ordre du jour clair avec ce que vous attendez en sortie. Un compte rendu de réunion est à faire  avec s’il y a des actions, de les lister avec les responsables de chacune d’entre elles et à communiquer aux différents acteurs.